Datenschutzerklärung

1. Grundsätze und Verantwortlichkeit

Wir bei FileShift nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Diese Datenschutzerklärung informiert Sie transparent darüber, welche Daten wir erheben, wie wir sie verwenden und welche Rechte Sie haben.

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

Wir verarbeiten Ihre Daten ausschließlich im Einklang mit den geltenden Datenschutzbestimmungen der Schweiz und, soweit anwendbar, der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

2. Erhebung persönlicher Daten

Bei der Nutzung unserer Dienste können folgende persönliche Daten erhoben werden:

• Bei der Registrierung: E-Mail-Adresse, Benutzername, Passwort (verschlüsselt)
• Bei der Nutzung des Dateiaustauschdienstes: Dateiinformationen, Empfänger-E-Mails (falls angegeben)
• Bei der Kontaktaufnahme: Name, E-Mail-Adresse, Betreffzeile und Nachrichteninhalt

Die Bereitstellung dieser Daten erfolgt freiwillig. Sie ist jedoch für die Nutzung bestimmter Funktionen unserer Dienste erforderlich.

3. Nutzungsdaten und Analysezwecke

Beim Besuch unserer Website erheben wir automatisch bestimmte technische Informationen:

• IP-Adresse (anonymisiert)
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Browsertyp und -version
• Betriebssystem
• Verweisende URL (die Seite, von der aus Sie uns besucht haben)
• Aufgerufene Seiten auf unserer Website

Diese Daten werden ausschließlich zu folgenden Zwecken verwendet:

• Gewährleistung eines reibungslosen Verbindungsaufbaus
• Sicherstellung einer komfortablen Nutzung unserer Website
• Auswertung der Systemsicherheit und -stabilität
• Verbesserung unseres Angebots

Die Daten werden nicht verwendet, um Rückschlüsse auf Ihre Person zu ziehen, und werden ausschließlich anonymisiert zu statistischen Zwecken ausgewertet.

4. Cookies und Tracking-Technologien

Unsere Website verwendet Cookies. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden und bestimmte Einstellungen und Daten speichern, die mit dem von Ihnen verwendeten Browser ausgetauscht werden.

Wir verwenden folgende Arten von Cookies:

• Notwendige Cookies: Diese sind für die Funktion unserer Website unerlässlich und können nicht deaktiviert werden. Sie werden in der Regel nur als Reaktion auf von Ihnen durchgeführte Aktionen gesetzt, wie z.B. das Setzen Ihrer Datenschutzeinstellungen oder das Ausfüllen von Formularen.
• Funktionale Cookies: Diese ermöglichen verbesserte Funktionalität und Personalisierung, wie z.B. das Speichern Ihrer Anmeldetaten.
• Analyse-Cookies: Mit diesen können wir Besuche und Verkehrsquellen zählen, um die Leistung unserer Website zu messen und zu verbessern.

Die meisten Browser akzeptieren Cookies automatisch. Sie können Ihren Browser jedoch so konfigurieren, dass keine Cookies auf Ihrem Computer gespeichert werden oder stets ein Hinweis erscheint, bevor ein neuer Cookie angelegt wird.

5. Dienstleister und Drittanbieter

Für die Bereitstellung unserer Dienste nutzen wir verschiedene Drittanbieter, an die bestimmte Daten übermittelt werden können:

• Google Firebase: Für Benutzerauthentifizierung, Datenspeicherung und Cloud-Funktionen
• E-Mail-Dienste: Für die Versendung von Transaktions-E-Mails
• Zahlungsdienstleister: Für die Abwicklung von Zahlungen (nur bei Premium-Diensten)
• Analytik-Dienste: Für die Analyse der Website-Nutzung (anonymisiert)

Alle unsere Dienstleister sind sorgfältig ausgewählt und vertraglich verpflichtet, Ihre Daten gemäß den geltenden Datenschutzbestimmungen zu behandeln. Wir übermitteln nur die Daten, die für die Erbringung des jeweiligen Dienstes unbedingt erforderlich sind.

6. KI-basierte Analyse von Dokumenten

FileShift bietet als Zusatzfunktion eine KI-basierte Analyse von PDF-Dokumenten an. Bei Nutzung dieser Funktion werden die hochgeladenen Dokumente zur Verarbeitung an externe KI-Dienste (wie OpenAI) weitergeleitet.

Bitte beachten Sie folgende wichtige Punkte:

• Die Nutzung dieser Funktion ist komplett freiwillig
• Dokumente werden nur mit Ihrer ausdrücklichen Zustimmung zur Analyse weitergeleitet
• Sie sollten keine vertraulichen oder sehr sensiblen Dokumente für die KI-Analyse verwenden
• Die Analyseergebnisse werden nicht dauerhaft gespeichert, es sei denn, Sie wählen diese Option aktiv aus
• Wir haben mit unseren KI-Dienstleistern entsprechende Verträge zur Datenverarbeitung geschlossen

Durch die Nutzung unserer KI-Funktionen erklären Sie sich mit der Übermittlung Ihrer Dokumente an die entsprechenden Dienste einverstanden.

7. Datensicherheit und Speicherung

Wir setzen technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um Ihre Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulation, Verlust, Zerstörung oder gegen den Zugriff unberechtigter Personen zu schützen:

• Verwendung von TLS/SSL-Verschlüsselung für alle Datenübertragungen
• Verschlüsselung von Passwörtern und sensiblen Daten
• Regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen und Updates
• Strenge Zugriffskontrollen und Berechtigungsmanagement
• Regelmäßige Backups zur Verhinderung von Datenverlust

Hochgeladene Dateien werden für die von Ihnen festgelegte Aufbewahrungsdauer gespeichert und danach automatisch gelöscht. Bei nicht registrierten Nutzern beträgt die maximale Speicherdauer 30 Tage.

Kontodaten von registrierten Nutzern werden solange gespeichert, wie das Konto besteht. Nach Löschung des Kontos werden alle persönlichen Daten innerhalb von 14 Tagen vollständig aus unseren Systemen entfernt.

8. Ihre Rechte als betroffene Person

Nach den geltenden Datenschutzgesetzen haben Sie folgende Rechte:

• Auskunftsrecht: Sie können Auskunft über die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen.
• Recht auf Berichtigung: Sie können die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung unvollständiger Daten verlangen.
• Recht auf Löschung: Sie können die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten verlangen.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Sie können die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen.
• Recht auf Datenübertragbarkeit: Sie können verlangen, dass wir Ihnen Ihre personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format übermitteln.
• Widerspruchsrecht: Sie können jederzeit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten widersprechen.
• Recht auf Widerruf der Einwilligung: Sie können eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Um diese Rechte wahrzunehmen, kontaktieren Sie uns bitte unter info@softacc.ch. Wir werden Ihre Anfrage innerhalb von 30 Tagen bearbeiten.

Sie haben außerdem das Recht, bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde eine Beschwerde einzureichen, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten rechtswidrig erfolgt.

9. Löschung und Einschränkung der Datenverarbeitung

Wir löschen oder anonymisieren Ihre personenbezogenen Daten, sobald sie für die Zwecke, für die wir sie erhoben oder verwendet haben, nicht mehr erforderlich sind.

Automatische Löschungen erfolgen in folgenden Fällen:

• Hochgeladene Dateien: Nach Ablauf der festgelegten Aufbewahrungsfrist (max. 30 Tage bei Gastnutzern)
• Benutzerkonten: 14 Tage nach Löschungsanfrage
• Kontaktanfragen: 6 Monate nach Bearbeitung der Anfrage
• Session-Cookies: Nach Ende der Browser-Sitzung
• Funktionale Cookies: Nach Ablauf ihrer jeweiligen Gültigkeitsdauer (max. 12 Monate)

Sofern gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen (z.B. steuerrechtliche oder handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten), werden die betreffenden Daten für die Dauer dieser Pflichten gesperrt, aber nicht gelöscht.

10. Änderungen der Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen, um sie an geänderte Rechtslagen oder bei Änderungen unseres Dienstes anzupassen. Die jeweils aktuelle Version wird stets auf dieser Seite veröffentlicht.

Bei wesentlichen Änderungen werden wir Sie mindestens 30 Tage im Voraus per E-Mail oder durch einen Hinweis auf unserer Website informieren.

Wir empfehlen Ihnen, diese Datenschutzerklärung regelmäßig zu überprüfen, um über Aktualisierungen informiert zu bleiben.

11. Kontakt für Datenschutzfragen

Bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten, bei Auskünften, Berichtigung, Sperrung oder Löschung von Daten sowie beim Widerruf erteilter Einwilligungen wenden Sie sich bitte an:

Wir bemühen uns, alle Anfragen zum Datenschutz innerhalb von 3 Werktagen zu beantworten.